L’utilité de l’organigramme est incontestée, c’est une sorte de Rolodex pour le personnel qui mentionne les responsabilités de chacun et montre clairement qui travaille pour qui. Mais quel format choisir et que faut-il inclure ?
Choisir le format d’organigramme
La manière dont vous allez organiser l’organigramme d’une petite entreprise dépend de sa structure. Il existe 3 types d’organigrammes correspondant à 3 principales structures d’entreprise : horizontale, hiérarchique et matricielle.
La Structure horizontale est fréquente dans les startups avec peu ou pas de divisions. Ce type de structure est celle qui a le moins de structure hiérarchique. Dans tel cas, il n’y a, généralement, que quelques strates, voire aucun, entre les directeurs et le personnel de base.
Pour la Structure hiérarchisée, si votre entreprise s’est développée pour avoir plusieurs niveaux de supervision, une hiérarchie peut être indiquée. Cette structure inclut nombreux niveaux entre la direction et les salariés. Cependant, chacun conserve un rôle clair et est placé sous l’autorité d’un manager.
En ce qui concerne la structure matricielle, si le salarié A travaille pour le manager A et le manager B en même temps, alors la structure de l’entreprise peut être matricielle. Dans cette structure, les rôles sont davantage fluides que fixes.
La liste des salariés et le format d’organigramme
Afin de vous assurer toutes les figures dans l’organigramme, veuillez saisir cette liste avant de commencer et indiquer à quel service il appartient et à qui il relève. Même si vous êtes propriétaire d’une entreprise, n’oubliez pas de vous inclure sur la liste.
Ensuite, décidez comment élaborer un organigramme dans un format qui correspond à la structure de votre entreprise. La méthode le plus facile pour en créer un qui sera simple à gérer dans le temps est d’employer un outil de création d’organigrammes en ligne ou un programme spécialisé. Si votre entreprise vient de démarrer, vous pouvez, également, choisir de dessiner ce diagramme sur papier.
Créer l’organigramme de votre petite entreprise
En commençant par le format d’organigramme sélectionné, ajoutez une case en haut pour représenter l’employé le plus ancien (par exemple, président, PDG ou propriétaire). Tapez ou écrivez sa fonction et son nom dans la case. Passez au niveau suivant en ajoutant une case pour chaque membre, puis vous y remplirez le nom et la fonction correspondante.
Ajoutez une branche ou une ligne qui relie le PDG ou le propriétaire à ses subordonnés. Continuez à insérer des cases, à y porter des fonctions et des noms, puis dessinez une branche pour tous les niveaux de la structure organisationnelle. Quand vous aurez terminé, la quantité de cases sur le tableau devrait synchroniser au nombre de salariés de la liste que vous avez créée précédemment.